Анализ системы формирования дел в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками учреждения. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами [12].

Под объемом документооборота учреждения понимается количество документов, полученных и созданных учреждением за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

В документационном обеспечении «ЦГиЭ в Тарском районе» выделяют три группы документов:

· документы, поступающие из других организаций (входящие);

· документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

· документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние)

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы учреждения, подготовившей его [3]. Внутренние документы «ЦГиЭ в Тарском районе» по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

· Организационные документы, которые регламентируют деятельность учреждения (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

· Распорядительные документы, издаваемые главным врачом, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

· Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы в учреждении оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в учреждении при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники учреждения используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника учреждения другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование главного врача о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в «ЦГиЭ в Тарском районе»

осуществляется централизованно секретарем.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

· адрес отправителя;

· время отправки и получения документа;

· при поступлении личных

или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю.