Меню сайта


Анализ информационной системы

множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту;

многовариантность оптимизации информационных потоков.

Известно, что информационный поток, как правило, выражается в определенном виде документации (накладные, счета-фактуры, приказы и пр.). В соответствии с существующим делением документации по видам деятельности, логистические информационные потоки могут быть классифицированы на: Статья взята с сайта oskolsait

распорядительные (приказы, распоряжения);

организационные (инструкции, протоколы, положения);

аналитические (обзоры, сводки, докладные записки);

справочные (справки), научные (статьи, рефераты);

технические (документации по технике безопасности).

Передача и прием информационных потоков осуществляется с помощью носителей памяти человека, документа, магнитного носителя, устной речи и т.п. По виду носителя информации логистические информационные потоки могут быть переданы на бумажные, электронные, смешанные. Носитель информации - это любое материальное средство, фиксирующее информацию. В настоящее время для регистрации информации используются бумажные и электронные носители. Информационный поток может состоять из бумажных и электронных носителей, которые дублируют или дополняют друг друга.

Для того чтобы человек мог воспринять любой вид информации, должна быть осуществлена её индикация. В зависимости от индикации информационные потоки делятся:

цифровые (цифровая запись в документе, цифровое изображение на мониторе);

алфавитные (словесная запись в документе, на экране монитора);

символические (условное изображение на чертежах, организационных схемах);

предметно-визуальные (телеизображение, фотография).

Оптимизационный характер ряда задач построения систем документооборота вытекает из основных технологических требований к документообороту.

Таблица 2.9 - Требования, предъявляемые к документообороту в ООО «Мехколонна»

Прохождение документов кратчайшим путем

Избирательность распределения документов между руководителями и специалистами

Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью

Единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов

Однократность выполнения каждой операции

Автоматизированная информационная система электронного документооборота предназначена для организации движения документов между подразделениями предприятия (организации), группами пользователей или пользователями.

Система реализует следующие функции:

создание документов;

регистрация входящих документов;

рассмотрение документа и вынесение резолюции;

просмотр документов;

редактирование документов;

ведение информации по версиям документа;

поиск документов по различным критериям;

организация контроля доступа к документам;

ведение системы словарей, справочников, классификаторов.

Информационная система реализована на основе технологии клиент-сервер и представляет собой сервер баз данных и несколько клиентских приложений. Каждый пользователь системы имеет несколько папок с документами (“Входящие”, “Исходящие” и “На исполнении”), с которыми он работает.

Пользователь может создавать, просматривать, редактировать документ (при этом создаётся новая версия документа, старая версия документа при этом не теряется) и выносить резолюцию по документу. Схема информационных потоков, это способ наглядного представления маршрутов, потоков управленческой информации между подразделениями какой-либо организации. Составляется в соответствии с разделом "Информационные взаимосвязи" Положения о подразделении. Показывает наименование документов, информации, которая поступает в данное подразделение аппарата управления, от кого, с какой периодичностью, а также какие документы выходят из подразделения, кому передаются и их периодичность.

В общем виде схема документооборота ООО «Мехколонна» представлена в приложении 5.

Перейти на страницу: 1 2