Анализ информационной системы

множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту;

многовариантность оптимизации информационных потоков.

Известно, что информационный поток, как правило, выражается в определенном виде документации (накладные, счета-фактуры, приказы и пр.). В соответствии с существующим делением документации по видам деятельности, логистические информационные потоки могут быть классифицированы на:

распорядительные (приказы, распоряжения);

организационные (инструкции, протоколы, положения);

аналитические (обзоры, сводки, докладные записки);

справочные (справки), научные (статьи, рефераты);

технические (документации по технике безопасности).

Передача и прием информационных потоков осуществляется с помощью носителей памяти человека, документа, магнитного носителя, устной речи и т.п. По виду носителя информации логистические информационные потоки могут быть переданы на бумажные, электронные, смешанные. Носитель информации - это любое материальное средство, фиксирующее информацию. В настоящее время для регистрации информации используются бумажные и электронные носители. Информационный поток может состоять из бумажных и электронных носителей, которые дублируют или дополняют друг друга.

Для того чтобы человек мог воспринять любой вид информации, должна быть осуществлена её индикация. В зависимости от индикации информационные потоки делятся:

цифровые (цифровая запись в документе, цифровое изображение на мониторе);

алфавитные (словесная запись в документе, на экране монитора);

символические (условное изображение на чертежах, организационных схемах);

предметно-визуальные (телеизображение, фотография).

Оптимизационный характер ряда задач построения систем документооборота вытекает из основных технологических требований к документообороту.

Таблица 2.9 - Требования, предъявляемые к документообороту в ООО «Мехколонна»

Автоматизированная информационная система электронного документооборота предназначена для организации движения документов между подразделениями предприятия (организации), группами пользователей или пользователями.

Система реализует следующие функции:

создание документов;

регистрация входящих документов;

рассмотрение документа и вынесение резолюции;

просмотр документов;

редактирование документов;

ведение информации по версиям документа;

поиск документов по различным критериям;

организация контроля доступа к документам;

ведение системы словарей, справочников, классификаторов.

Информационная система реализована на основе технологии клиент-сервер и представляет собой сервер баз данных и несколько клиентских приложений. Каждый пользователь системы имеет несколько папок с документами (“Входящие”, “Исходящие” и “На исполнении”), с которыми он работает.

Пользователь может создавать, просматривать, редактировать документ (при этом создаётся новая версия документа, старая версия документа при этом не теряется) и выносить резолюцию по документу. Схема информационных потоков, это способ наглядного представления маршрутов, потоков управленческой информации между подразделениями какой-либо организации. Составляется в соответствии с разделом "Информационные взаимосвязи" Положения о подразделении. Показывает наименование документов, информации, которая поступает в данное подразделение аппарата управления, от кого, с какой периодичностью, а также какие документы выходят из подразделения, кому передаются и их периодичность.

В общем виде схема документооборота ООО «Мехколонна» представлена в приложении 5.