Процедурные технологии использования связей с общественностью

Внутри понятия "пресс-релиз" существуют свои четко определенные градации:

Пpecc-релиз - анонс - короткое сообщение (не более одной страницы) о предстоящем мероприятии с приглашением журналистов принять в нем участие. Выполняет главную задачу привлечь СМИ, пообещав им интересную информацию и новости.

Новостной пресс-релиз - сообщение, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой аудитории. Распространяется в ходе пресс-конференции, презентации, "круглого стола" и пр.

Пресс-релиз - техническое сообщение - развернутая и информация о продукте или об услуге, часто в сопоставлении с аналогами. Предназначена для специализированных СМИ на случай, если они захотят сделать подробный анализ, при этом объем может быть любым.

Пресс-релиз - объявление - короткая (1-2 абзаца) самодостаточная информация, не предполагающая проведения каких-либо мероприятий, а в ряде случаев - и публикации. Может касаться изменения адреса, кадровых перестановок и пр.

Помимо рассмотренных видов пресс-релизов, составляемых целенаправленно для средств массовой коммуникации, на фирме также создаются и другие типы релизов:

. бизнес-релиз для партнеров или специалистов одного с данной фирмой профиля с информационным материалом, но распространяется такой бизнес-релиз всегда прямой адресной рассылкой и для средств массовой коммуникации не предназначается;

. специальный релиз для потребителей с информацией о товаре или услуге, который распространяется также либо прямой рассылкой, либо раздается в местах торговли или оказания услуг;

. финансовый релиз, содержащий информацию о доходах фирмы и предназначенный держателям акций.

Бэкграундер - вид письменного материала, роль которого сообщить информацию об истории возникновения и развития компании, дать дополнительные сведения по какому-либо поводу или ситуации, связанные с деятельностью организации в настоящее время. Хотя бэкграундер не имеет персонального обращения, создается он очень часто для журналистов, для тех, кто собирается писать об организации, и именно бэкграундер призван обеспечить такого журналиста полной и точной информацией. Бэкграундер обычно не передает новостную информацию и не содержит сенсационного сообщения. Поводом для создания бэкграундера может послужить описание товаров и услуг, предлагаемых фирмой, или давно ожидавшийся переход на новые технологии и многое другое. Но бэкграундер, содержащий историческую справку о возникновении организации и ее развитии, должен быть в отделе по связям с общественностью всегда под рукой и высылаться по первому требованию. Бэкграундеры рассылаются обычной или электронной почтой и обязательно включаются в медиа-кит при подготовке очередной пресс-конференции.

Существуют следующие требования к форме и содержанию бэк-граундера:

. он обязательно посвящен одной, и только одной, теме;

. он всегда основан на неопровержимых фактах;

. он может занимать 4-5 страниц, его длина зависит от объема передаваемой информации;

. его текст рекомендуется сопровождать статистическими данными, таблицами и графиками, если они делают текст более убедительным; иногда все эти документальные сведения даются в виде приложения;

. заголовок и подзаголовки - обязательная составляющая текста;

. при его написании не используется слишком много узкоспециальных терминов, сложные вещи объясняются простыми словами;

. в случаях, когда он посвящен деятельности отдельного сотрудника и его вкладу в развитие организации, хронологическое расположение материала оказывается наиболее приемлемым; в него не принято включать какие-либо частные мнения по поводу излагаемого материала;

. он всегда пишется от третьего лица, стиль - деловой, фактический.

Биографическая справка. Биографическая справка имеется в архивных материалах организации на всех сотрудников руководящего звена, а также составляется на любое лицо, занимающее штатную должность, когда в этом возникает необходимость. Основой для составления биографической справки, как правило, служит резюме, которое сотрудник представил при поступлении в компанию. Дополнительно в нее включаются материалы, показывающие его/ее продвижение по карьерной лестнице в данной организации.

В качестве поводов для использования биографической справки можно назвать целый комплекс причин - от создания материалов для средств массовой информации об этом человеке до представления его к наградам и поощрениям, включая такие горестные причины, как смерть. Биографические справки на всех лиц, ведущих пресс-конференцию, являются обязательной составляющей любого пресс-кита.