Анализ системы формирования дел в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для «ЦГиЭ в Тарском районе», как для учреждения медицинского профиля, характерна разветвленная структура, наличие лабораторий, находящихся в других районах области. Учитывая специфику учреждения, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем, другая же в структурных подразделениях районов. Регистрация документов, поступивших на имя главного врача, производится однократно секретарем.

В «ЦГиЭ в Тарском районе» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов (рис. 3).

Рис. 3. Форма регистрационного журнала для входящих документов

Резолюция главного врача вносится в базу документов, поставленных на контроль.

На исходящих документах «ЦГиЭ в Тарском районе» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями [4]. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата.

Регистрация исходящих документов «ЦГиЭ в Тарском районе» ведется в журнале, содержащем следующие графы (рис. 4)

Рис. 4. Форма регистрационного журнала для входящих документов

В «ЦГиЭ в Тарском районе» регистрацией внутренних документов занимается секретарь. Все внутренние документы (рис. 5), поступающие на имя главного врача, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь.