Анализ системы формирования дел в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»

Рис. 5. Журнал регистрации внутренних документов

«ЦГиЭ в Тарском районе» имеет в своем составе несколько лабораторий: в Седельниковском районе, Муромцевском и Колосовском. Документы, поступающие из этих лабораторий, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

При анализе регистрации документов «ЦГиЭ в Тарском районе» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов [3]. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах [18].

Практическая работа по контролю в «ЦГиЭ в Тарском районе»

не

осуществляется.

Для ведения контроля исполнения секретарь может использовать компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы (табл. 1).

Таблица 1. Контроль исполнения поручений

Секретарем должны осуществляться следующие операции:

· формирование базы контролируемых документов;

· направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

· напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

· получение информации о ходе и результатах исполнения;

· занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

· регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

· снятие документов с контроля по указанию руководителя.

После указания главного врача о постановке документа на контроль секретарь должен просматреть его, поставить штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем занести номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

Затем снимается копия для исполнителя и подшивается в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов «ЦГиЭ в Тарском районе», если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает главный врач.

Изменение срока исполнения производится только по указанию главного врача в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.